印控安全--电子签及印控管理一体化解决方案
一、电子签章及印章管理建设背景
随着组织规模的发展，印章的种类、数量不断增多，印章管理的风险愈来愈多，管理的难度亦会愈来愈大。印章(不管是实体印章，还是电子印章)是一个组织或个人进行社会经济活动的诚信凭证与法律依据，是行使法定权利、承担法定责任以及履行法定义务的证据，是用于确认并表明经营管理活动合法有效的重要工具，同时也是对内实施管理的重要手段。为适应业务发展的不同需要，根据印章的不同用途及管理需要，实行不同的管理制度和方法。由于印章的使用涉及范围广，一旦管理不善就会造成潜在风险和直接损失，而且印章管理的合理性也直接影响单位业务和管理活动的正常进行。
组织在用章管理中常常存在很多问题
１、您单位的印章今天到底盖了什么文件，您清楚吗？
２、您的印章今天被带到哪里去了？
３、为了盖个章，经常快递来快递去？经常飞机来回就是为了盖个章？
４、选择一位印章管理员是很多组织的头疼事，您单位有合适的印章管理员吗？
５、领导一外出，重要紧急的文件就无法盖章？
６、有时候为了应急，哪些空白纸签字页和空白纸盖章页存在巨大的风险？
７、为了安全，很多老板都希望把印章带在身上，但这既不现实也不高效？
８、印章在保管、交接过程中产生的风险？
９、盖章前后文件对比耗时耗力，又容易出错？
10、如何防止印章遗失、被盗、被抢或者被借用的风险？
11、没有统一的印章使用台帐，采用一页纸请示的方式，请示完成后，领导审批用印的签批单由经理办公室保存，时间长了很容易丢失，无法追溯？
二、应用场景
１、让印章的外带更加安全可控。
２、让分子公司多的企业方便各地的用章，避免寄送。
３、内部的劳动合同完全电子化签约。
４、组织的供应商的订单、协议和合同完全电子化签约。
５、集团公司可以把下属单位的印章全部集中管理、集中授权。
６、企业的印章可以完全由领导远程授权使用。
７、互联网公司的电子化签约。
８、合同、标书、报价书等远程打印具有法律效力的用印文件。
三、解决方案
我司为各行业客户提供“电子签约+数据存证+实体章管控+防伪打印“的一体化印控解决方案，结合智能硬件、软件系统、CA认证、数字签名、加密和安全技术，系统性帮助组织解决各类用印需求，提升组织的用章效率和合法合规性。
四、方案优势：
1、针对政府机构、集团型企业、中小规模企业的不同使用场景，提供快速可靠的解决方案！
2、电子签约平台来与外部单位签署具有法律效力的电子合同，达到快速、有效、节约用纸量、环保；
3、通过的印控中心把控企业的各类印签使用，明确什么印章经由谁授权方可使用，通过的电子印章防伪彩打一体机让组织的外地机构方便用印；
4、帮助组织统一管理下属企业的印章，避免下属公司印章使用的风险；
5、为政府机构统一管理印章提供方便和安全，各局委办可以集中管理印章。
五、客户价值
１、集中统一管理组织用印
通过的印控中心模块，对组织内的各类印章集中统一管理，根据组织的人员权限进行使用、维护、授权管理，让组织的印章在既定的管理制度下安全高效使用；
２、监管全部实体印章
把组织所有的印章（一个公章或者一组印章）安装到一个安全、可靠的智能印控仪中，只能在接收到授权以后才能使用印控仪内部受保护的印章；确保每一次盖章都是经过授权，避免盗用、人情章、冒用；所有盖过章的文件都可被摄像头拍摄保存；
３、保证外带印章安全可控
公章或者其他印章都有被带出公司外使用的情况，存在一定的安全用章风险，通过将印章装入智能印控仪，该印控仪在接收到盖章指令以后才能启用，而且带有摄像头，可以在盖章指令发出之前确认要盖章的文件内容；该印控仪还可以控制盖章次数、用章位置，保存盖好的文件的图片；
４、远程授权分子机构使用总部印章
方便组织管理分子公司或者派驻机构的用章；只要得到总部的授权，就可以在异地打印出具有法律效力的盖过章的文件，更加及时方便，无需为了用章而对文件进行寄送；而且可以集中管理下属单位的印章，避免下属单位的印章被滥用、盗用和冒用，保护组织的用章安全；
５、节省大量的用印成本
通过具有法律效力的电子签约功能，方便组织内外的各类文件签约，减少寄送，提升业务效率，降低人员成本、快递成本和时间成本，方便管理；
６、保证电子签约合法有效
随着电子化的普及，电子签约已经被越来越多的组织认可，通过的电子签约功能，确保所有电子化签约具有法律效力，提升组织在签约事务上的效率和安全性。更为重要的是，由于印控中心的存在，所有未来增加的电子签约业务都可以在印控中心进行数据的追踪和查阅，管理授权权限，让所有用印信息清晰透明；
7、 实现移动签署、移动授权
通过的手机APP或者微信等，组织的领导、印章管理者、印章使用者随时随地方便快捷的使用到组织的印章，让所有的印章得到充分的授权安全管理，而且所有的印章使用操作历史全过程均有记录，可随时进行追溯，并为管理者提供印章使用统计。
六、成功案列
随着经济及组织规模的发展，印章的种类、数量的不断增多，印章管理的风险愈来愈多，管理的难度亦会愈来愈大。通过各行业的合作伙伴的实施，我司在电子签章与印章管控一体化解决方案方面积累如下成功经验，助力企业简便，安全，高效的使用印章。
1、 首先建立起必要的印章管理制度、流程
建立完整有效的印章管理制度、流程，让印章管理过程中有据可依：比如，印章用印流程，明确保管人、监印人、有权签字人名单及审批流程等，建立岗位责任制，明确印章相关人员的职责；对新设立的用印流程和制度要定期观察是否存在缺陷或者漏洞等风险，一旦发现要及时修正。
2、 印章管理岗位设置要规范
印章管理岗位职责描述要清晰，设置监印岗位，业务印章要指定专人保管等，责任要清晰、流程完整可控，消除潜在的道德风险。
3、 不相容岗位要有效分离，不出现混岗或兼岗的现象
不相容的岗位要有效分离，主要是章证要分管，印章有权签字人与监印人、用印人和监印人不能设为同一人，不然会导致一个人可以办理全部业务的现象，不符合内部控制原则，比如：合同专用章、个人名章、业务专用章、部门公章均由经理一人保管和使用，岗位制约严重失效。
4、 印章保管人员一定要培训到位，重要印章实行双人管理等
印章保管人员，一定要经过印章管理培训和风险教育培训，印章保管人员必须对印章管理制度、操作流程、保管使用风险非常熟悉。业务印章指定专人保管，重要印章实行双人管理，印章保管登记簿上记载的保管人与实际保管人要一致，确保印章保管的安全、有效，明确保管责任。
5、 印章保管场所或保管设施要符合要求
将印章保管在保险柜或带有密码锁的铁皮柜中，或者装入提供的智能印控仪中；存放印章的保险柜要纳入监控范围；印章保管人员临时离岗必须要将印章上锁保管。相反将印章置于不安全的场所保管，或保管场所无监控覆盖；未做到随用、随取、随时入柜上锁，使用时不脱离保管人员视线，存在安全隐患，易造成印章丢失、被盗、或被盗用等风险。
6、 印章交接手续要全、印章保管、交接登记完整
印章交接务必履行交接手续；在无监管人的情况下进行交接，印章保管、交接登记内容不完整、不齐全，未能清楚记录交接过程，不能明确印章保管责任，可能导致交接不规范等风险。
7、 印章保管使用档案资料不全
建立印章使用台账登记制度，印章管理的各类登记簿、表、单要确保不要丢失，不然容易导致案件的发生。
8、 重要印章保管人员要定期进行岗位轮换
印章保管人员定期执行岗位轮换制度，可以及时暴露风险隐患，否则容易形成潜在道德风险。
9、 印章监督检查制度执行管理要到位
对印章管理使用情况进行监督检查，监督检查范围要全面、检查频率要符合规定，一旦发现问题就纠正，避免问题扩大化和长期化。
10、 一定要利用计算机软件让组织的印章管理制度和流程落地
确保印章制度和流程能够有效落地，提升组织运营的效率，需要借助计算机软件系统来支撑。比如电子化用印审批流程、电子化用印单据、电子化用印台账，有效的计算机软件系统可以大大提高用印安全控制和用印流程的规范性和高效性。
11、 把各类物理章通过现代化的智能印控仪来管控
把各类印章加装到智能印控仪中，可有效防止印章的冒用、盗用、滥用和人情章；做到每一次用章都必须要有授权，并有记录。
12、 能够采用电子印章的地方尽量采用电子印章
电子印章具有严密的安全控制和防伪性，不会存在被盗、遗失等情况，电子印章相较于传统实体印章更安全、更便捷。采用电子印章与各类管理系统无缝对接，更加规范组织的用章流程确保用印安全，而且电子印章也方便异地用章，省却为了用章飞机来回或者快递来回。
